Si vous souhaitez envoyer un courrier recommandé, c’est que cela est, dans la plupart des cas, pour des raisons juridique.
Le contenu que vous y mettez va donc être essentiel tout autant que la forme de celui-ci.
Voici donc des conseils afin de mieux écrire vos courriers récommandés.
Dans le cas d’un suivi pour un litige ou une procédure
Si vous avez besoin d’envoyer un courrier recommandé dans le cadre d’un litige ou une procédure qui est déjà en cours et qui a déjà eu plusieurs croisement de courriers, vous devez intégrer, dans la mesure du possible, un numéro de dossier correspondant à votre procédure ou bien votre litige, ce qui pourra permettre d’avoir un historique de correspondances grâce à celui-ci.
Ce numéro, si vous en avez un, est à mettre au dessus de l’objet et du sujet du courrier afin que celui-ci soit visible le plus tôt possible.
Comment indiquer des références relatives au courrier ?
Si vous êtes en possession d’une référence relative à un contrat ou une référence client, vous devez les indiquer afin de faciliter la connaissance de votre dossier, toujours dans un but que votre courrier recommandé soit traité le plus rapidement possible.
Vous pouvez, pour ce faire, indiquer les références que vous avez au début de votre courrier afin que ceux-ci soient le plus lisible possible, ce qui permettra à votre destinataire de lire rapidement votre courrier et de savoir de quel client il s’agit.
Est-ce obligatoire d’ajouter un objet au courrier recommandé ?
Il est préférable d’ajouter un objet lors de l’écriture de votre courrier. Celui-ci doit être aussi clair que possible pour permettre à votre destinataire de comprendre le plus rapidement possible de quoi le courrier retourne.
Vous pouvez annoncer le sujet en commençant par « Objet : » afin de permettre une lecture plus lisible de celui-ci.
Évitez absolument d’avoir un objet de courrier trop long car le risque est que le destinataire ne prenne pas connaissance de celui-ci.
Si le destinataire de votre courrier recommandé est une personne précise
Si le destinataire de votre courrier recommandé est une personne précise et que vous connaissez l’identité de cette personne alors n’hésitez surtout pas à l’indiquer en haut de votre courrier afin que celui-ci soit redirigé vers la bonne personne le plus rapidement possible.
Si vous êtes dans le cas où le destinataire de votre courrier est une entreprise, alors le courrier sera redirigé vers la bonne personne le plus rapidement possible et ne sera pas bloqué à l’accueil, en attendant de savoir à qui est destiné cette lettre.
Pour ce faire, vous pouvez indiquer « À l’attention de… » et vous pouvez l’indiquer dans l’adresse du destinataire afin que celui-ci apparaisse sur l’enveloppe du courrier ce qui va permettre de rediriger votre courrier plus rapidement encore.
Il y a t-il une obligation d’inclure une formule de politesse ?
Même ci cela n’est pas obligatoire, il est préférable de conclure votre courrier recommandé par une formule de politesse.
Une formule de politesse adaptée à votre destinataire et standard est suffisant afin de terminer la rédaction de votre courrier.
Vous pouvez retrouver nos modèles de courriers en vous rendant sur la création d’un courrier recommandé.
Il y a t-il d’autres choses à ajouter dans un courrier recommandé ?
Oui, il est également conseillé d’ajouter la date d’envoi de la lettre ainsi que le lieu afin d’éviter que le courrier ne soit irrecevable.
Vous pouvez indiquer ces informations en haut à droite de votre courrier ou bien en bas à droite selon vos préférences.